Mitarbeiterinformation zur Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Liebe Mitarbeitende,

wir möchte Sie darüber informieren, dass die HeRo-medicare GmbH eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eingerichtet hat.

Es ist uns als Unternehmen wichtig, ständig nach weiterer Verbesserung zu streben und etwaigem unternehmerischen Fehlverhalten konsequent entgegenzutreten. An dieser Stelle ist Ihre Unterstützung gefragt: Wir möchten Sie ermutigen, Hinweise auf vermutete Verstöße gegen interne oder externe Vorgaben jederzeit an die Hinweisgebermeldestelle der HeRo-medicare GmbH zu richten.

Die Hinweisgebermeldestelle steht grundsätzlich jedermann zur Abgabe von Hinweisen zur Verfügung. Insbesondere können sich an die Hinweisgebermeldestelle wenden:

  • Mitarbeiter der HeRo-medicare GmbH und aller ihrer weltweiten Tochtergesellschaften, auch ehemalige Mitarbeiter
  • Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten der HeRo-medicare GmbH
  • Angehörige der Fachkreise
  • Behörden und deren Mitarbeiter
  • Privatpersonen

Möchten Sie einen Hinweis bei der Hinweisgebermeldestelle der HeRo-medicare GmbH einreichen? Dann nutzen Sie hierfür bitte einen der folgenden Meldekanäle:

HeRo-medicare GmbH
Vertraulich an die Hinweisgebermeldestelle
Karl-Liebknecht-Str. 26
D-99974 Mühlhausen/Thüringen

Persönliches Gespräch mit dem Chief Compliance Officer nach vorheriger Absprache (auf Ihren Wunsch auch als Videokonferenz)

Mündliche und/oder schriftliche Hinweise können in deutscher oder englischer Sprache an uns gerichtet werden. Ihnen steht es hierbei frei, einen Hinweis auch anonym abzugeben. Um Rückfragen zu ermöglichen, bevorzugen wir allerdings eine persönliche Kommunikation.

Bei diesen Meldekanälen wurden zusätzliche Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit etabliert. Bitte nutzen Sie deshalb für die Abgabe von Hinweisen ausschließlich die oben genannten Meldekanäle und keine anderen Kommunikationsmöglichkeiten zu Ihnen ggf. bekannten Mitarbeitern der Hinweisgebermeldestelle. Die interne Meldestelle wird durch einen externen Datenschutzbeauftragten betrieben.

Wie bearbeiten wir Ihre Meldung?

Nach der Hinweisabgabe erhalten Sie spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung, soweit uns Ihre Kontaktdaten bekannt sind. Auf Grundlage Ihres Hinweises führt die Hinweisgeber­meldestelle eine unabhängige und ergebnisoffene Untersuchung durch, über die wir Sie entsprechend der gesetzlichen Vorgaben informiert halten.

Wir behandeln Ihren Hinweis stets mit größtmöglicher Vertraulichkeit, denn der ordnungs­gemäße Umgang mit Hinweisen ist nicht nur durch das Gesetz geschützt, sondern auch ein wesentliches Element unserer Unternehmensethik. Darüber hinaus toleriert HeRo-medicare GmbH keine Benachteiligungen von Hinweisgebern und Personen, die zu möglichen Untersuchungen beitragen.

Meldung an externe Meldestellen

Es steht Ihnen auch frei sich mit einem Hinweis an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zu wenden. Etwaige Informationen zu der externen Meldestelle werden auf der Internetseite des Bundesamts für Justiz unter BfJ – Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de) geteilt. Auch stellt das Bundesamt für Justiz unter demselben Link Informationen zu Verfahren für Meldungen an weitere Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union bereit.

Für spezielle Fälle können auch folgende weitere externe Meldestellen zuständig sein:

Externe Meldestelle der Finanzdienstleistungsaufsicht, z.B. bei Verletzungen aufsichtsrechtlicher Bestimmungen. Weitere Informationen können Sie dem Internetauftritt der Finanzdienstleistungsaufsicht entnehmen (BaFin – Hinweisgeberstelle).

Externe Meldestelle des Bundeskartellamts, z.B. bei Verdacht auf Verstöße gegen das Kartellrecht oder bei Marktmachtmissbrauch. Weitere Informationen können Sie dem Internetauftritt des Bundeskartellamts entnehmen (Bundeskartellamt – Hinweise auf Kartellverstöße).

Durch diese Hinweisgebermeldestelle erfüllt HeRo-medicare GmbH ihre gesetzliche Verpflichtung nach § 12 HinSchG.

Datenschutzhinweise für ein Hinweisgeberschutzsystem

Wir haben in unserem Unternehmen eine **interne Meldestelle** nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet.

Nachfolgend informieren wir über Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung.

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

HeRo-medicare GmbH | Karl-Liebknecht-Str. 26
D-99974 Mühlhausen/Thüringen

Weitere Informationen und Kontaktdaten finden Sie auch in Ihrem Arbeitsvertrag.

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Sofern Sie als **hinweisgebende Person** eine Meldung bei der internen Meldestelle machen, verarbeiten wir – soweit Sie dies angeben – personenbezogene Daten von Ihnen.

Sofern Sie bei dem von uns verwendeten Hinweisgeberschutzsystem einen „Account“ anlegen, werden – soweit dies von Ihnen angegeben wird – ein Benutzername und ein Passwort gespeichert, um Ihnen eine spätere Anmeldung am System zu ermöglichen. Sie können ggf. auch eine E-Mail-Adresse angeben, wenn Sie über diese mit uns kommunizieren möchten und Benachrichtigungen über unser Hinweisgeberschutzsystem erhalten wollen. Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Systeme technisch anfallen, (IP-Adresse etc.) werden unverzüglich anonymisiert. Wir können aus diesen Daten keinen Personenbezug herleiten.

Das können insbesondere Angaben zu Ihrem Namen und zu einer Kontaktmöglichkeit sein.

Sofern Sie eine **Person** sind, die **Gegenstand einer Meldung** ist, verarbeiten wir die Informationen, dies uns gegenüber von der hinweisgebenden Person oder weiteren Personen mitgeteilt worden sind. Ferner verarbeiten wir auch die Informationen, die wir im Zusammenhang mit weiteren Maßnahmen, Folgemaßnahmen und weiteren Ermittlungen erhalten.

Sofern Sie uns als **unterstützende Person** im Zusammenhang mit der Sachverhaltsaufklärung und -aufarbeitung unterstützen, speichern wir Ihren Namen und weitere, von Ihnen gemachte Angaben ebenfalls in dem betreffenden Vorgang.

Der Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der Pflichten aus dem HinSchG, insbesondere der Aufgaben der internen Meldestelle aus §13 HinSchG.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §10 HinSchG. Weitere Rechtsgrundlage kann eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) sein. Schließlich kann einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, ist Art. 9 Abs. 2 lit. b) und g) DSGVO i.V.m. §10 HinSchG die Rechtsgrundlage für Verarbeitung dieser Daten.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir sind gesetzlich verpflichtet, Daten im Zusammenhang mit einer Meldung für drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens durch die interne Meldestelle aufzubewahren. Eine längere Verarbeitung der Daten kommt in Betracht, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Sofern Sie in unserem Hinweisgeberschutzsystem einen Account angelegt haben, werden wir diesen spätestens drei Monate nach Abschluss des Verfahrens durch die interne Meldestelle löschen.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Innerhalb des Unternehmens kommt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z.B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Oder falls Ihnen im Unternehmen eine andere oder zusätzlich Aufgabe übertragen wird oder werden soll.

Ferner kann im Kontext der betrieblichen Mitbestimmung eine Weitergabe an einen Betriebsrat erfolgen.

Eine Weitergabe kann auch – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (vgl. §9 HinSchG) –an weitere Stellen erfolgen. Die können insbesondere Strafverfolgungsbehörden, zuständige Verwaltungsbehörden, Gerichte, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und das Bundeskartellamt sein.

Empfänger von Daten können zudem die Unternehmen sein, die uns technisch beim Betrieb, der Wartung und Pflege der IT-Systeme unterstützten, mit denen wir die Aufgaben der internen Meldestelle umsetzen.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden grundsätzlich auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.

Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Unsere Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte im Unternehmen erreichen Sie unter

datenschutz@hero-medicare.com

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.